Condiciones de Servicio

Versión 2026-10-v1, de 1 de octubre de 2026.

Estas Condiciones regulan el uso de Citaia, un servicio de CITAIA SOLUTIONS, S.L. ("Citaia"), con NIF B88834882 y domicilio en Paseo Ermita del Santo 40, Local 1, 28011 Madrid (España). Contacto: info@citaia.es.

Resumen en claro

Este resumen es informativo. Si algo no coincide, prevalecen las cláusulas.

• Citaia es un software para empresas que atiende chats y llamadas con inteligencia artificial y gestiona citas.
• Solo lo pueden contratar empresas y profesionales, no consumidores.
• Lite es gratis. Pago por uso no tiene cuota y pagas lo que consumes. Pro cuesta 50 € al mes más el consumo que supere lo incluido. Los precios no incluyen IVA.
• Cobramos las citas que reserva la IA por texto y los minutos de llamada. Las notificaciones por WhatsApp y email no se cobran.
• Tienes un límite de gasto mensual que tú decides. Al alcanzarlo, la IA deja de atender nuevos chats y llamadas hasta el mes siguiente o hasta que lo subas.
• Puedes cancelar cuando quieras desde el panel. La baja tiene efecto al final del periodo pagado y tu cuenta pasa a Lite sin perder datos.
• Los datos de tus pacientes y clientes son tuyos. Los tratamos por tu cuenta, como encargados, según el Anexo I.
• Usamos regiones de la Unión Europea por defecto. Algunas funciones opcionales pueden usar proveedores fuera del Espacio Económico Europeo, siempre con las garantías del RGPD.
• La IA puede equivocarse. Citaia no sirve para urgencias, diagnósticos ni decisiones clínicas.
• Borramos las conversaciones y los datos de llamadas a los 90 días. Nuestra responsabilidad máxima equivale a lo que nos hayas pagado en los últimos 12 meses.

1. Quién puede contratar

1.1. Citaia es un servicio solo para empresas y profesionales. No está dirigido a consumidores. Al aceptar estas Condiciones declaras que contratas para tu empresa o actividad profesional, por lo que no se aplica la normativa de protección de consumidores.

1.2. La persona que acepta declara que tiene capacidad y autorización suficiente para obligar a la empresa o profesional en cuyo nombre contrata (el "Cliente").

2. Qué documentos forman el contrato

2.1. El contrato está formado por:

• estas Condiciones;
• el Anexo I, "Encargo del tratamiento", incluido al final de este documento;
• el "Pedido": el plan, los complementos, los centros y los profesionales que el Cliente elige en el panel y confirma en la página de pago de Stripe;
• la página pública de precios (citaia.es/precios) y los precios mostrados en el panel en el momento de contratar.

2.2. Si hay contradicción, prevalece el Anexo I en todo lo relativo a datos personales tratados por cuenta del Cliente, y el Pedido en lo relativo al plan y al precio. Un contrato firmado para el plan A medida prevalece sobre estas Condiciones en lo que regule expresamente.

2.3. Estas Condiciones sustituyen, para quien las acepta, a la orden de servicio, el contrato marco, el anexo de datos especiales y el contrato de encargo que Citaia firmaba antes por separado. No es necesario firmar ningún otro documento.

3. El servicio

3.1. Citaia es una plataforma de software en línea para gestionar citas, disponibilidad, centros, profesionales, servicios, usuarios, conversaciones y comunicaciones. Según el plan y la configuración, incluye una página de reservas online, un panel con calendario, un asistente de chat para la web, un asistente de voz para llamadas y la conexión con canales como WhatsApp o WeChat.

3.2. El asistente puede responder preguntas operativas, consultar disponibilidad, orientar hacia servicios del catálogo configurado por el Cliente, reservar, cambiar o cancelar citas y enviar confirmaciones y recordatorios.

3.3. Las funciones concretas dependen del plan, los complementos, las integraciones activadas y la configuración del Cliente.

4. Es un servicio administrativo, no sanitario

4.1. Citaia es una herramienta de apoyo administrativo a la recepción. No presta servicios sanitarios, psicológicos, legales ni financieros. No diagnostica, no hace triaje, no valora síntomas ni gravedad, no prescribe, no prioriza pacientes por criterios clínicos y no atiende urgencias.

4.2. Cuando el asistente sugiere un servicio, profesional, centro u horario, lo hace solo con fines administrativos, a partir de lo que dice el usuario final y del catálogo del Cliente. Esa sugerencia no es una valoración clínica.

4.3. Si un usuario final comunica una urgencia o un riesgo, el asistente se limita a remitirle a los canales humanos del Cliente o a los servicios de emergencia.

4.4. El Cliente debe mantener canales de atención humana y no puede usar Citaia como canal de urgencias, sistema de historia clínica, producto sanitario ni sistema de decisión clínica.

5. Inteligencia artificial y supervisión

5.1. Las funciones de IA son probabilísticas y pueden cometer errores, omitir información o interpretar mal una petición. Citaia aplica medidas razonables para reducirlos, pero no garantiza que todas las respuestas sean exactas o completas.

5.2. El Cliente es responsable de la información que configura (servicios, precios, horarios, profesionales, textos y reglas) y debe revisarla con regularidad. El asistente trabaja con esa información.

5.3. El Cliente debe mantener una supervisión humana adecuada, sobre todo en quejas, citas sensibles, menores, personas vulnerables y cualquier situación que requiera criterio profesional.

6. Transparencia con los usuarios finales

6.1. Desde el 2 de agosto de 2026 se aplica el artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial. Las personas que hablan con el asistente deben saber que interactúan con un sistema de IA.

6.2. El Cliente no debe ocultar ni eliminar los avisos de IA del servicio, ni presentar al asistente como una persona.

6.3. El Cliente debe informar a sus usuarios finales sobre el tratamiento de sus datos (artículos 13 y 14 del RGPD), incluido el uso de Citaia como encargado.

7. Obligaciones del Cliente y usos prohibidos

7.1. El Cliente se compromete a:

• facilitar datos correctos y mantener actualizada su cuenta;
• proteger las credenciales, asignar permisos adecuados y retirar los accesos que ya no sean necesarios;
• avisar sin demora a Citaia si sospecha un acceso no autorizado;
• tener una base jurídica válida para los datos que trata con Citaia y no pedir datos innecesarios;
• cumplir las políticas de los canales que conecte, como WhatsApp Business o WeChat;
• pagar los importes debidos.

7.2. Queda prohibido usar Citaia para:

• infringir la ley o derechos de terceros;
• enviar comunicaciones comerciales no solicitadas o mensajes masivos;
• suplantar identidades o engañar a los usuarios finales;
• introducir código malicioso, probar vulnerabilidades sin permiso, eludir límites o degradar el servicio;
• extraer datos de forma masiva o copiar el servicio para crear uno competidor;
• tomar decisiones clínicas, de urgencia o con efectos jurídicos sobre personas sin intervención humana;
• usar el asistente como asistente general sin relación con la gestión de citas del Cliente.

8. Voz, llamadas y transcripción

8.1. Para atender llamadas, Citaia envía el audio y el texto de la conversación a proveedores especializados de telefonía, reconocimiento de voz, modelos de IA y síntesis de voz.

8.2. Citaia guarda la transcripción y los datos de cada llamada durante el plazo del Anexo I. Citaia elige configuraciones de retención reducida cuando están disponibles, pero no garantiza que todos los proveedores borren los datos de inmediato: algunos conservan registros durante un tiempo breve por seguridad o para prevenir abusos.

8.3. Si el Cliente activa la grabación de llamadas, decide la base jurídica y debe informar a quien llama antes de grabar.

9. Propiedad intelectual y uso de datos

9.1. Citaia y sus licenciantes conservan todos los derechos sobre el software, la marca, los flujos, las instrucciones de IA (prompts), la documentación y las mejoras del servicio. El Cliente recibe un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible mientras dure el contrato.

9.2. El Cliente conserva todos los derechos sobre sus datos y contenidos. Autoriza a Citaia a usarlos solo para prestar el servicio.

9.3. Citaia puede elaborar estadísticas agregadas o anonimizadas, que no identifiquen al Cliente ni a ninguna persona, para mejorar y medir el servicio.

9.4. Citaia no usa datos que identifiquen a personas para entrenar modelos fundacionales de terceros.

9.5. Si el Cliente envía sugerencias, Citaia puede usarlas libremente sin obligación de pago.

10. Planes

10.1. Citaia ofrece estos planes:

• Lite: gratis. Solo la página de reservas online y su panel. No pide tarjeta.
• Pago por uso: 0 € al mes. Todo Citaia con pago por uso. Pide tarjeta o domiciliación.
• Pro: 50 € al mes. Incluye 1 centro y 3 profesionales. Cada centro adicional cuesta 25 € al mes y cada profesional adicional, 10 € al mes. Incluye una cantidad mensual de citas IA y minutos de voz.
• A medida: condiciones y precio acordados por escrito. Contacta con nosotros.

10.2. Los importes incluidos, los precios por unidad y los complementos (como WhatsApp o WeChat) son los que aparecen en la página de precios y en el panel en el momento de contratar. Forman parte del Pedido.

10.3. Los cambios de plan, centros, profesionales o complementos a mitad de periodo pueden generar cargos o abonos proporcionales, que calcula Stripe.

11. Qué se cobra

11.1. Cita IA. Una Cita IA es una cita nueva que la IA reserva a través del chat, WhatsApp o WeChat y que llega al estado confirmada. No se cobran como Cita IA:

• los cambios de fecha u hora de una cita existente;
• las citas que se llenan desde la lista de espera;
• las reservas hechas en la página de reservas de Lite;
• las citas que crea el personal del Cliente.

Si una Cita IA se cancela después o el paciente no acude, el cargo se mantiene.

11.2. Minutos de voz. Cada llamada atendida o hecha por el asistente de voz se cobra por minuto iniciado. Una llamada de 61 segundos cuenta como 2 minutos. Las citas reservadas por voz no se cobran además como Cita IA.

11.3. Qué no se cobra. No se cobran:

• las pruebas que hace el personal desde el panel ni las demos;
• las conversaciones que no terminan en reserva, dentro de un uso razonable;
• las notificaciones por WhatsApp y por email, como confirmaciones y recordatorios.

11.4. Uso razonable. Si las conversaciones sin reserva son desproporcionadas respecto a la actividad normal de una clínica, Citaia puede proponer el plan A medida o limitar ese uso con 15 días de aviso.

11.5. Periodo. Los importes incluidos se renuevan en cada periodo mensual de facturación, que empieza el día en que el Cliente contrata. Lo que no se usa en un periodo no pasa al siguiente.

12. Límite de gasto mensual

12.1. Cada cuenta de pago tiene un límite de gasto mensual para el consumo. Por defecto es de 100 € y el administrador puede cambiarlo en el panel.

12.2. Al alcanzarlo, la IA deja de aceptar chats y llamadas nuevos hasta el siguiente periodo o hasta que el administrador suba el límite. El panel, el calendario, la página de reservas y las notificaciones siguen funcionando.

12.3. Las conversaciones y llamadas que ya están en curso al alcanzar el límite terminan con normalidad y se facturan, aunque superen ligeramente el límite.

13. Facturación y pago

13.1. Las cuotas fijas (plan, centros y profesionales adicionales y complementos) se cobran por adelantado al inicio de cada periodo. El consumo se cobra al terminar cada periodo mensual, en la misma factura.

13.2. Los precios no incluyen IVA ni otros impuestos indirectos, que se añaden cuando corresponde.

13.3. Stripe es el proveedor de pagos. No presta el servicio de Citaia. El Cliente autoriza a Citaia y a Stripe a cobrar en la tarjeta o cuenta de domiciliación SEPA registrada las cuotas recurrentes, el consumo, los complementos y los impuestos que correspondan, sin necesidad de una autorización nueva para cada cobro.

13.4. El consumo se calcula con los registros técnicos de Citaia, salvo error manifiesto. El Cliente puede descargar en el panel el detalle de cada llamada y cada Cita IA facturada.

13.5. El Cliente puede reclamar una factura escribiendo a info@citaia.es en los 30 días siguientes a su fecha. Pasado ese plazo, la factura se considera aceptada, salvo error manifiesto.

13.6. Las facturas están disponibles para descargar en el panel.

14. Cambios de precio y planes gratuitos

14.1. Citaia avisará por email de cualquier subida de precio con al menos 30 días de antelación. El nuevo precio se aplica desde el siguiente periodo de facturación que empiece después de ese plazo. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de que se aplique.

14.2. Citaia puede cambiar o eliminar el plan Lite y los importes incluidos sin coste con 30 días de aviso por email.

15. Duración, renovación y baja

15.1. Los planes de pago se renuevan automáticamente cada mes.

15.2. El Cliente puede cancelar en cualquier momento desde el panel. La baja tiene efecto al final del periodo ya pagado.

15.3. No se devuelven cuotas por la parte no usada de un periodo, salvo que lo exija la ley o haya un error de facturación. El consumo ya generado sigue siendo exigible.

15.4. Al cancelar, la cuenta pasa al plan Lite y los datos se conservan según el Anexo I. Pasar a Lite no termina el contrato. Para cerrar la cuenta y terminar el contrato, el Cliente puede escribir a info@citaia.es.

15.5. Citaia puede terminar el contrato sin causa con 30 días de aviso por email. En ese caso devolverá la parte proporcional de las cuotas pagadas por adelantado.

16. Impago

16.1. Si un cobro falla, Stripe lo reintenta automáticamente y avisa al Cliente por email.

16.2. Si todos los reintentos fallan, la suscripción se cancela y la cuenta pasa al plan Lite. Los importes pendientes siguen siendo exigibles y pueden devengar los intereses de demora de la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

17. Uso extraordinario o abusivo

17.1. Citaia aplica límites técnicos por contacto, red, llamada y capacidad para proteger el servicio y evitar costes inesperados.

17.2. Si detecta un uso anómalo, como tráfico automatizado, ataques o un volumen muy superior al normal, Citaia puede limitarlo o suspenderlo temporalmente y lo comunicará al Cliente. Citaia puede decidir no facturar el consumo que identifique como tráfico abusivo automatizado.

18. Proveedores de terceros

18.1. Citaia depende de proveedores de infraestructura, IA, telefonía, mensajería, email y pagos. Sus interrupciones o cambios pueden afectar al servicio.

18.2. Cuando el Cliente conecta un canal o una integración de un tercero, también debe cumplir las condiciones de ese tercero. Citaia no responde de los cambios, bloqueos o decisiones de esos terceros sobre la cuenta del Cliente.

19. Disponibilidad y cambios del servicio

19.1. Citaia hará esfuerzos comercialmente razonables para mantener el servicio disponible, pero no garantiza una disponibilidad del 100 % ni un nivel de servicio concreto, salvo acuerdo escrito en el plan A medida.

19.2. Citaia puede hacer mantenimiento y avisará con antelación cuando sea razonable.

19.3. Citaia puede mejorar, cambiar o retirar funciones. Si un cambio reduce de forma importante un plan de pago, avisará con 30 días de antelación y el Cliente podrá cancelar.

20. Garantías

20.1. Citaia prestará el servicio con diligencia razonable y conforme a su descripción.

20.2. En la medida que permita la ley, Citaia no ofrece otras garantías, como la adecuación a un fin concreto del Cliente o un resultado de negocio determinado (ahorros, reservas o ingresos).

21. Responsabilidad

21.1. Ninguna de las partes responde de daños indirectos, lucro cesante, pérdida de ingresos, pérdida de pacientes o clientes, pérdida de reputación ni pérdida de oportunidades de negocio.

21.2. La responsabilidad total de Citaia por todas las reclamaciones derivadas del contrato no superará los importes efectivamente pagados por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que causa la reclamación. Si el Cliente no ha pagado nada en ese periodo, el límite es de 100 €.

21.3. Estos límites no se aplican al dolo ni a la responsabilidad que la ley no permita limitar.

22. Indemnidad

22.1. El Cliente mantendrá indemne a Citaia frente a reclamaciones de terceros, sanciones y costes razonables de defensa que deriven de:

• tratar datos sin base jurídica o sin informar a los usuarios finales;
• su configuración del servicio o la información que facilita;
• decisiones clínicas o profesionales tomadas por el Cliente o su personal;
• comunicaciones ilícitas enviadas a través de Citaia;
• el incumplimiento de estas Condiciones o de la ley por el Cliente.

22.2. Esta obligación no se aplica a los daños causados directamente por un incumplimiento de Citaia.

22.3. Citaia avisará al Cliente de la reclamación sin demora y colaborará razonablemente en la defensa.

23. Confidencialidad

23.1. Cada parte protegerá la información confidencial que reciba de la otra y solo la usará para el contrato, salvo obligación legal o autorización escrita.

23.2. Esta obligación dura 5 años desde el fin del contrato. Para los secretos empresariales, dura mientras sigan siéndolo.

24. Cambios en estas Condiciones

24.1. Citaia puede actualizar estas Condiciones. Cada versión tiene un identificador y una fecha, y las versiones anteriores siguen disponibles en citaia.es.

24.2. Si un cambio perjudica de forma importante al Cliente, Citaia lo avisará por email y en el panel con 30 días de antelación. El cambio se aplica desde la siguiente renovación que empiece después de ese plazo o, en planes gratuitos, a los 30 días.

24.3. Seguir usando el servicio después de esa fecha implica aceptar la nueva versión. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes.

24.4. Los cambios necesarios para cumplir la ley o que no perjudican al Cliente se aplican desde su publicación.

25. Suspensión y terminación

25.1. Cualquiera de las partes puede terminar el contrato si la otra incumple de forma grave y no lo corrige en 15 días desde que se le avise.

25.2. Citaia puede suspender el acceso de inmediato, en la medida necesaria, para contener un riesgo de seguridad, un uso ilegal o un incumplimiento grave. Cuando sea razonable, avisará antes y permitirá corregir la situación.

25.3. Al terminar el contrato, cesa el derecho de uso y los datos se tratan según el Anexo I. Las cláusulas que por su naturaleza deban seguir vigentes (pagos, responsabilidad, indemnidad, confidencialidad y ley aplicable) siguen aplicándose.

26. Fuerza mayor

Ninguna parte responde del retraso o incumplimiento causado por hechos fuera de su control razonable, como catástrofes, cortes generales de suministro o de telecomunicaciones, ataques masivos, caídas de grandes proveedores o decisiones de autoridades. Esta cláusula no exime de pagar los importes debidos.

27. Cesión

27.1. El Cliente no puede ceder el contrato sin el consentimiento escrito de Citaia.

27.2. Citaia puede cederlo a una sociedad de su grupo o a quien la suceda por fusión, escisión o transmisión de su negocio, y lo comunicará al Cliente.

28. Comunicaciones

28.1. Citaia se comunicará con el Cliente por el email de la cuenta y mediante avisos en el panel. El Cliente debe mantener ese email actualizado.

28.2. El Cliente puede escribir a info@citaia.es.

29. Contratación electrónica y prueba

29.1. El contrato se celebra por vía electrónica y en español, conforme a los artículos 27 y 28 de la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI).

29.2. Los pasos para contratar son:

1. crear la cuenta;
2. aceptar estas Condiciones marcando la casilla;
3. elegir el plan en el panel;
4. pagar en la página de Stripe, en los planes de pago.

29.3. Antes de enviar cada paso, el Cliente puede revisar y corregir los datos introducidos. La página de pago de Stripe muestra el resumen del Pedido antes de confirmarlo.

29.4. Citaia guarda como prueba de la aceptación: la versión aceptada, el hash SHA-256 de su texto, la fecha y hora, la cuenta, el usuario, la dirección IP y el navegador utilizado.

29.5. Citaia envía por email una confirmación de la aceptación con un enlace a la versión aceptada, disponible en /terms/2026-10-v1. El Cliente puede consultarla, descargarla o imprimirla en cualquier momento.

29.6. Citaia no está adherida a ningún código de conducta sobre contratación electrónica.

30. Ley aplicable y jurisdicción

Este contrato se rige por la ley española. Para cualquier conflicto, las partes se someten a los juzgados y tribunales de Madrid capital y renuncian a cualquier otro fuero.

Anexo I. Encargo del tratamiento

Este Anexo cumple el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Se acepta por vía electrónica junto con las Condiciones y no necesita firma aparte.

I.1. Roles

• El Cliente es responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes, clientes y usuarios finales, y de su propio personal en el panel.
• Citaia es encargada del tratamiento de esos datos y solo los trata por cuenta del Cliente.
• Citaia es responsable independiente de los datos de la cuenta, la contratación, la facturación, la prevención del fraude y la seguridad del servicio, según su Política de privacidad.

I.2. Objeto y duración

Citaia trata los datos para prestar el servicio descrito en las Condiciones, durante la vigencia del contrato y el tiempo necesario para devolverlos o suprimirlos según el apartado I.14.

I.3. Operaciones

Recogida, registro, organización, conservación, consulta, uso, transcripción de audio, comunicación por transmisión a los canales y proveedores necesarios, limitación, supresión y destrucción.

I.4. Personas afectadas y datos

Personas afectadas: pacientes, clientes y usuarios finales del Cliente, personas que contactan con él y usuarios de su panel.

Datos:

• identificativos y de contacto (nombre, teléfono, email);
• datos de citas (centro, servicio, profesional, fecha, hora, estado y notas);
• conversaciones de chat, audio y transcripciones de llamadas;
• datos técnicos (IP, dispositivo, identificadores y registros de seguridad);
• datos de salud u otras categorías especiales, cuando el usuario final los aporte o cuando el tipo de servicio del Cliente pueda revelarlos.

I.5. Instrucciones del Cliente

Estas Condiciones, el Anexo I y la configuración que el Cliente hace en el panel son sus instrucciones documentadas. Entre ellas está la instrucción de usar subencargados de infraestructura, IA, voz, transcripción y mensajería para prestar el servicio.

Citaia no tratará los datos para otros fines. Si considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, avisará al Cliente.

I.6. Confidencialidad

Las personas autorizadas por Citaia para tratar los datos tienen un deber de confidencialidad, contractual o legal.

I.7. Seguridad

Citaia aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo (artículo 32 del RGPD), entre ellas: cifrado en tránsito, cifrado en reposo en la base de datos, control de acceso por roles, registros de auditoría, copias de seguridad, minimización de los registros técnicos y gestión de incidencias. Citaia revisa estas medidas periódicamente.

I.8. Subencargados

El Cliente da una autorización general por escrito para que Citaia use subencargados.

Citaia mantiene una lista actualizada de subencargados, con el proveedor, la finalidad, el lugar de tratamiento y el mecanismo de transferencia, y la facilita al Cliente cuando la solicite por escrito. La lista es información confidencial de Citaia: el Cliente solo puede usarla para verificar el cumplimiento de este Anexo o atender a una autoridad.

Citaia avisará por email a los administradores de la empresa, indicando el proveedor y su finalidad, al menos 15 días antes de añadir o sustituir un subencargado.

El Cliente puede oponerse dentro de ese plazo por motivos razonables de protección de datos. Si no se encuentra una solución, Citaia puede desactivar la función afectada para ese Cliente o el Cliente puede terminar la parte del servicio afectada.

Citaia impone a cada subencargado obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este Anexo y responde ante el Cliente de su cumplimiento.

I.9. Tratamiento en el EEE y transferencias internacionales

Por defecto, Citaia usa regiones de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo (EEE) para almacenar los datos y para sus principales modelos de texto y voz.

El Cliente instruye y autoriza a Citaia a tratar datos fuera del EEE cuando una función, un proveedor, un modelo de IA o una voz lo necesite (por ejemplo, algunas voces sintéticas).

Esas transferencias siempre se basan en un mecanismo válido del capítulo V del RGPD: una decisión de adecuación (incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para destinatarios certificados), cláusulas contractuales tipo y, cuando proceda, medidas complementarias. La lista de subencargados indica el mecanismo de cada proveedor.

I.10. Modelos de IA, ubicación y retención

Citaia puede elegir entre modelos y proveedores compatibles para prestar el servicio.

Citaia da prioridad a configuraciones en las que el proveedor no entrena sus modelos con los datos del Cliente, y usa opciones sin registro, sin retención o de retención reducida cuando estén razonablemente disponibles.

Que Citaia no guarde un dato de forma persistente no significa que ningún proveedor conserve registros de seguridad o de prevención de abusos durante un tiempo. Las condiciones de cada proveedor constan en la lista de subencargados.

I.11. Categorías especiales y sector sanitario

Este apartado se aplica automáticamente, sin documento adicional, cuando el Cliente preste servicios sanitarios o similares o cuando se traten datos de salud:

• el Cliente determina la base jurídica y la excepción del artículo 9 del RGPD aplicable;
• el Cliente configura el servicio para pedir solo los datos necesarios para gestionar la cita;
• Citaia no es un sistema de historia clínica y no debe usarse para guardar información clínica;
• el Cliente mantiene supervisión humana;
• Citaia no toma decisiones clínicas automatizadas.

I.12. Derechos de las personas

Citaia ayudará al Cliente, con medidas técnicas y organizativas razonables, a atender las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad. Si recibe una solicitud directamente, la trasladará al Cliente sin demora.

I.13. Brechas, evaluaciones de impacto y auditorías

Citaia notificará al Cliente cualquier brecha de seguridad que afecte a sus datos sin dilación indebida y procurará enviar una primera comunicación en las 48 horas siguientes a confirmarla. Incluirá la información disponible y la irá completando.

Citaia ayudará al Cliente, cuando sea razonable, en sus evaluaciones de impacto y consultas previas a la autoridad de control.

Citaia pondrá a disposición del Cliente la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento de este Anexo. Si no es suficiente, el Cliente puede pedir una auditoría con al menos 30 días de aviso, como máximo una vez al año salvo brecha o requerimiento de una autoridad, a su cargo y por un auditor sujeto a confidencialidad.

I.14. Conservación y fin del encargo

Las conversaciones, las transcripciones y los datos de llamadas se conservan en los sistemas activos hasta 90 días y después se borran automáticamente, salvo que el Cliente configure un plazo menor. Las fichas de cita se conservan mientras el Cliente las mantenga en su cuenta.

Tras la terminación del contrato, el Cliente puede pedir la exportación de sus datos durante 30 días.

Citaia suprimirá o anonimizará los datos del Cliente en los 60 días siguientes a la terminación. Las copias de seguridad se borran con su rotación normal.

Citaia conserva los registros que exija la ley, como las facturas y los registros de facturación, durante 6 años.